Accueil · Relancer les pièces manquantes
Question de cabinet
Pièces manquantes : comment relancer sans harceler vos clients ?
La troisième relance part à 22 h, écrite par quelqu'un qui n'a pas vu que la deuxième était partie à 18 h. Le client, lui, a vu les deux. Il n'a toujours pas envoyé son relevé, mais il a une opinion sur votre organisation.
Mis à jour le 21 septembre 2026.
Pourquoi les relances ratent
Rarement par manque de bonne volonté. Le plus souvent, personne ne tient une liste commune de ce qui manque. Chacun relance depuis sa boîte, au moment où il y pense. La demande reste vague (« il nous manque des pièces »), et personne ne sait qui a relancé quoi, ni quand.
Cinq règles simples
- Une seule liste par dossier. Ce qui est attendu, ce qui est reçu, visible par toute l'équipe. Pas dans la tête de la personne qui suit le dossier.
- Une demande précise. « Le relevé d'août du compte professionnel », pas « vos relevés ». Un client sait envoyer une pièce qu'on lui nomme.
- Un rythme fixé à l'avance. Par exemple une première relance cinq jours après l'échéance, une seconde une semaine plus tard, et jamais plus d'une par semaine.
- Un seul expéditeur. L'adresse du cabinet, avec le nom de la personne qui suit le dossier. Le client sait à qui répondre, et la réponse ne se perd pas dans une boîte personnelle.
- Une trace. Qui a relancé, quand, et ce qui est arrivé ensuite. C'est ce qui évite la relance de 22 h.
Ce que change la facture électronique
Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises doivent pouvoir recevoir des factures électroniques, et les grandes entreprises et ETI doivent les émettre. Les PME et micro-entreprises y passeront le 1er septembre 2027.
Une partie des factures de vos clients arrivera donc par une plateforme plutôt que dans une enveloppe kraft. Les relevés bancaires, les notes de frais et les justificatifs qui ne sont pas des factures entre entreprises restent hors de la réforme : ceux-là, il faudra encore les demander.
Et KiroHQ dans tout ça ?
C'est une partie de ce que fait KiroHQ : une liste de ce qui manque par dossier, des relances préparées selon le rythme que vous avez choisi, au plus une par client et par semaine, envoyées depuis votre messagerie. Chaque relance attend le clic d'une personne du cabinet, et le journal garde la trace. Les cinq règles ci-dessus marchent aussi avec un tableur partagé et de la discipline. Nous préférons le dire.
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Parlons-en
Trente minutes, vos vrais dossiers.
On regarde où part le temps chez vous. S'il n'y a rien à gagner, on vous le dit.