La même information saisie trois fois : où se cache la double saisie ?

Là où regarder en premier

• La fiche client. Raison sociale, SIREN, dirigeants, adresse : ressaisis entre le logiciel de production, l'outil des lettres de mission et le tableur de suivi.
• Les échéances. Recopiées du logiciel fiscal vers un planning d'équipe, puis vers l'agenda de chacun.
• Les pièces attendues. Suivies dans un tableur à part, pendant que les pièces reçues arrivent ailleurs.
• La vigilance. Les informations d'identification recopiées depuis la fiche client vers le dossier anti-blanchiment.
• Le temps passé. Noté pour le suivi, puis ressaisi pour la facturation.

Comment la mesurer en une semaine

Choisissez cinq informations que vous utilisez tous les jours. Pour chacune, comptez dans combien d'outils elle existe, et qui la met à jour. Puis prenez dix dossiers au hasard et comparez les versions.

Une information qui vit dans trois outils dont deux ne sont pas d'accord : vous tenez votre premier chantier.

Nous ne publions pas de chiffre moyen du temps perdu en double saisie. Nous n'en connaissons aucun de fiable, et nous préférons que vous mesuriez le vôtre.

Trois façons d'en sortir

1. Un outil maître par information. On décide où vit l'adresse du client, et tous les autres outils la lisent là. C'est gratuit, et c'est le plus dur : il faut que tout le monde s'y tienne.
2. Relier les outils. Les exports et imports entre logiciels font circuler l'information sans la retaper. Pour l'identité d'une entreprise, la base Sirene de l'Insee est publique et gratuite.
3. Une vue qui lit tout. Quand les outils ne se parlent pas, un logiciel peut les lire tous, rassembler l'information au même endroit et signaler quand deux versions ne sont pas d'accord.

Et KiroHQ dans tout ça ?

La troisième façon, c'est KiroHQ. Il lit ce que vos logiciels exportent, garde pour chaque information la trace de sa source, et signale les écarts entre vos outils. Si la première façon suffit chez vous, commencez par elle : c'est la moins chère.