Politique de confidentialité

Ce que KIROHQ collecte pour son propre compte, pourquoi, pendant combien de temps, et comment exercer vos droits.

Version du 21 octobre 2026. Elle remplace toute version antérieure.

Sur cette page

1. 1. Ce que couvre cette politique
2. 2. Responsable de traitement et contact
3. 3. Traitements réalisés, base légale et durée
4. 4. Le formulaire de contact
5. 5. Qui a accès à ces données
6. 6. Transferts hors de l'Union européenne
7. 7. Vos droits
8. 8. Sécurité
9. 9. Données Google : l'application KiroHQ pour Gmail
10. 10. Modification de cette politique

1. Ce que couvre cette politique

Cette politique décrit les traitements de données à caractère personnel réalisés par KIROHQ pour son propre compte, en qualité de responsable de traitement : la visite du site kirohq.com, les demandes de contact, la prospection, la relation commerciale, la mise en service, le support et le référentiel de données publiques de vigilance.

Elle ne couvre pas les données que KIROHQ traite pour le compte d'un cabinet client dans le cadre du service. Pour celles-ci, le cabinet est responsable de traitement et KIROHQ est sous-traitant : les conditions figurent dans l'accord de traitement des données.

Situation	Qui est responsable	Document applicable
Vous visitez kirohq.com ou nous écrivez	KIROHQ	La présente politique
Vos données sont dans l'instance d'un cabinet	Le cabinet	Accord de traitement des données

2. Responsable de traitement et contact

KIROHQ, société par actions simplifiée, 2 rue Percheronne, 28000 Chartres, SIREN 103 724 142.

Contact : contact@kirohq.com. Réponse sous deux jours ouvrés.

KIROHQ n'a pas désigné de délégué à la protection des données : aucun des critères rendant cette désignation obligatoire n'est rempli. Les demandes sont traitées par le président.

3. Traitements réalisés, base légale et durée

Traitement	Données	Base légale	Conservation
Répondre à une demande de contact	Nom, cabinet, adresse électronique, téléphone, effectif, contenu du message	Mesures précontractuelles prises à votre demande, article 6.1.b	3 ans à compter du dernier échange
Gérer la relation commerciale	Coordonnées professionnelles, échanges, devis, contrats	Exécution du contrat, article 6.1.b	Durée du contrat, puis 5 ans (prescription commerciale)
Facturation et comptabilité	Coordonnées de facturation, factures	Obligation légale, article 6.1.c	10 ans (article L. 123-22 du code de commerce)
Assurer le support	Identité de l'utilisateur, contenu du ticket, échanges	Exécution du contrat, article 6.1.b	3 ans à compter de la clôture du ticket
Sécurité du site	Adresse IP, horodatage, informations techniques de requête	Intérêt légitime à protéger le site, article 6.1.f	12 mois au maximum
Prospection auprès de professionnels	Nom, fonction, cabinet, adresse électronique professionnelle. Source : sites publics des cabinets et registres d'entreprises	Intérêt légitime, article 6.1.f, avec droit d'opposition à tout moment	3 ans à compter du dernier contact
Mettre en service l'outil d'un cabinet client	Nom, rôle, adresse électronique et téléphone des personnes du cabinet sollicitées pendant la mise en service	Intérêt légitime lié au contrat avec le cabinet, article 6.1.f	1 an après la fin du projet de mise en service
Constituer le référentiel de données publiques de vigilance	Personnes inscrites au registre national des gels des avoirs ; dirigeants inscrits au registre national des entreprises. Source : publications officielles de l'État	Intérêt légitime à fournir aux cabinets un outil de vigilance, article 6.1.f. Information individuelle non délivrée au titre de l'article 14.5.b, effort disproportionné, documenté	Tant que la donnée est publiée par la source, mise à jour à chaque collecte

Aucune décision produisant des effets juridiques n'est prise à votre égard sur le seul fondement d'un traitement automatisé. Aucun profilage n'est réalisé.

4. Le formulaire de contact

Les champs marqués comme obligatoires sont nécessaires pour traiter la demande. Les autres sont facultatifs et permettent d'éviter un aller-retour.

Il n'est pas nécessaire de communiquer de données relatives aux clients du cabinet pour prendre contact. Il est déconseillé d'en joindre.

Le formulaire ne transmet rien au site : il ouvre votre propre messagerie avec un message prêt, que vous envoyez vous-même à contact@kirohq.com. Aucun message n'est stocké par l'hébergeur du site.

Renseigner le formulaire n'inscrit à aucune lettre d'information et ne déclenche aucune séquence de relance automatique.

5. Qui a accès à ces données

Les données sont accessibles au seul président de KIROHQ et, pour la facturation et la comptabilité, à son expert-comptable.

Elles sont susceptibles d'être traitées par les prestataires suivants, agissant comme sous-traitants :

Prestataire	Rôle	Localisation
Netlify, Inc.	Hébergement du site. Le formulaire de contact ne passe pas par Netlify : il ouvre votre messagerie.	États-Unis, diffusion mondiale
Google Ireland Limited (Google Workspace)	Messagerie, agenda et documents de KIROHQ	Union européenne, transferts possibles vers les États-Unis

Aucune donnée n'est vendue, louée ou cédée à un tiers à des fins commerciales.

6. Transferts hors de l'Union européenne

L'hébergeur du site est une société de droit américain. Un transfert de données hors de l'Union européenne est donc susceptible d'intervenir pour la consultation du site. Le fournisseur de la messagerie de KIROHQ peut également traiter des données aux États-Unis.

Ces transferts sont encadrés par les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne ou par le cadre de protection des données entre l'Union européenne et les États-Unis, complétés par les mesures techniques des prestataires.

Les données traitées dans le cadre du service KiroHQ, elles, sont hébergées en France et ne font l'objet d'aucun transfert hors de l'Union européenne.

7. Vos droits

Vous disposez, dans les conditions prévues par le RGPD, des droits suivants :

• accès aux données vous concernant ;
• rectification des données inexactes ou incomplètes ;
• effacement, lorsque les conditions en sont réunies ;
• limitation du traitement ;
• opposition, notamment à la prospection, à tout moment et sans motif ;
• portabilité des données que vous avez fournies ;
• définition de directives relatives au sort de vos données après votre décès.

Ces droits s'exercent à contact@kirohq.com. Une réponse est apportée dans un délai d'un mois, prolongeable de deux mois en cas de demande complexe, auquel cas vous en êtes informé.

Une preuve d'identité peut être demandée en cas de doute raisonnable sur l'identité du demandeur, et uniquement dans ce cas.

Vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL, 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, cnil.fr.

8. Sécurité

Le site est servi exclusivement en HTTPS. Il ne dépose aucun traceur publicitaire et n'embarque aucun outil de mesure d'audience tiers.

Les polices de caractères sont hébergées avec le site. Aucune requête vers un domaine extérieur n'est émise lorsqu'une page s'affiche.

Les mesures de sécurité applicables au service KiroHQ, distinctes de celles du site, sont décrites dans l'accord de traitement des données et sur la page sécurité.

9. Données Google : l'application KiroHQ pour Gmail

Un cabinet client dont la messagerie est Gmail peut connecter à son instance KiroHQ la boîte qu'il consacre à la réception des pièces de ses clients. La connexion passe par l'application « KiroHQ » de Google, avec le consentement du titulaire de cette seule boîte. Cette section décrit ce que KiroHQ fait des données reçues des API Google.

Question	Réponse
Données lues	Les messages reçus dans la boîte connectée et leurs pièces jointes, en lecture seule (autorisation gmail.readonly). KiroHQ n'envoie, ne modifie et ne supprime aucun message, et ne lit aucune autre boîte.
Usage	Reconnaître les pièces envoyées par les clients du cabinet et les rattacher au dossier concerné, dans l'instance du cabinet. Aucun autre usage.
Rôles	Le cabinet est responsable de traitement ; KiroHQ agit comme sous-traitant, dans les conditions de l'accord de traitement des données.
Stockage et durée	Messages et pièces sont conservés dans l'instance du cabinet, hébergée en France, chiffrée, pour la durée fixée par le cabinet. Le jeton d'accès est chiffré dans le coffre de l'instance. En fin de contrat, les données sont effacées selon l'accord de traitement des données.
Partage	Ces données ne sont ni vendues, ni cédées, ni utilisées à des fins publicitaires. Elles ne sont transmises à aucun tiers, sauf si c'est nécessaire au fonctionnement visible du service pour le cabinet, pour la sécurité, ou pour respecter une obligation légale.
Accès humain	Personne chez KiroHQ ne lit ces messages, sauf accord exprès du cabinet pour un message précis, besoin de sécurité (enquête sur un abus ou une faille) ou obligation légale.
Intelligence artificielle	Ces données ne servent à entraîner aucun modèle d'intelligence artificielle, ni chez KiroHQ ni chez ses prestataires.
Retrait de l'accès	Le cabinet déconnecte la boîte depuis son instance, ou retire l'accès de l'application KiroHQ depuis la page myaccount.google.com/permissions du compte. La lecture s'arrête aussitôt.

L'utilisation par KiroHQ des informations reçues des API Google, et leur transfert à toute autre application, respectent le Règlement sur les données utilisateur des services d'API Google (Google API Services User Data Policy), y compris ses exigences d'usage limité (Limited Use).

KiroHQ's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

10. Modification de cette politique

Cette politique est susceptible d'évoluer, notamment en cas de changement de prestataire ou de réglementation. La version en vigueur est celle publiée sur cette page, avec sa date. Dernière modification : 4 novembre 2026, ajout de la section 9.