Conditions de vente

Version en vigueur au 22 juillet 2026. Elles remplacent la version du 28 avril 2026 et s'appliquent aux devis signés à compter de cette date.

1. Prestataire et définitions

Prestataire. KIROHQ, SAS à associé unique au capital de 1 000 €, siège 2 rue Percheronne, 28000 Chartres, RCS Chartres 103 724 142, TVA FR27 103 724 142, contact@kirohq.com.

Client. Toute personne morale agissant à des fins professionnelles ayant signé un devis. Nos prestations ne sont pas proposées aux consommateurs.

Services. Le Diagnostic Cabinet, les abonnements Ki Collecte, Ki Boîte Cabinet et Ki RDV Bilan, l'offre Formation & Référent IA, ainsi que les prestations d'installation, d'accompagnement et de support associées.

Devis. Le document décrivant le périmètre retenu, le prix, le calendrier et les conditions particulières convenues.

Documentation. Les documents fonctionnels et techniques remis au Client ou publiés sur kirohq.com.

2. Champ d'application

Les présentes conditions régissent la vente des Services par KIROHQ. Elles s'appliquent à l'exclusion des conditions générales d'achat du Client, sauf acceptation écrite de notre part.

En cas de contradiction, les documents prévalent dans cet ordre :

1. les conditions particulières signées ;
2. le devis ou bon de commande ;
3. le cadre de traitement des données, publié sur la page traitement des données ;
4. les présentes conditions ;
5. la Documentation.

La version applicable est celle en vigueur à la date de signature du devis. Nous vous en remettons une copie à ce moment-là : vous n'avez pas à revenir sur cette page pour savoir ce que vous avez signé.

3. Les prestations et leurs prix

Nos prix sont publics. Ils sont exprimés en euros hors taxes, hors frais de déplacement.

Ki Boîte Cabinet et Ki RDV Bilan ne sont pas commercialisés séparément : ils font partie du Pack Cabinet.

Révision. Les prix des abonnements peuvent être révisés une fois par an, à la date anniversaire du contrat, selon l'évolution de l'indice Syntec ou de l'indice qui lui serait substitué. Toute révision vous est notifiée par écrit au moins deux mois avant sa prise d'effet. Si elle ne vous convient pas, vous pouvez résilier à l'échéance sans pénalité.

Les prestations hors périmètre demandées en cours de mission font l'objet d'un devis complémentaire accepté avant exécution. Nous ne facturons jamais de dépassement qui n'a pas été validé par écrit au préalable.

4. Commande et formation du contrat

Le contrat est formé à la signature du devis par le Client, manuscrite ou électronique au sens du règlement eIDAS. Nous confirmons la prise en compte de la commande par écrit.

Nos devis sont valables trente jours à compter de leur émission, sauf mention contraire.

5. Durée, reconduction, résiliation

Missions ponctuelles. Le Diagnostic Cabinet prend fin à la remise du rapport et à la levée des éventuelles réserves.

Abonnements. Ils sont conclus pour la durée fixée au devis et se reconduisent tacitement par périodes identiques.

Résiliation à l'échéance. Chaque partie peut mettre fin à l'abonnement en le notifiant par écrit avant l'échéance, en respectant le préavis fixé au devis. À défaut de préavis stipulé, il est de trois mois. La notification par courriel à contact@kirohq.com est valable : nous n'exigeons pas de lettre recommandée.

Résiliation pour manquement. En cas de manquement grave non régularisé dans les trente jours suivant une mise en demeure restée sans effet, la partie qui le subit peut résilier de plein droit, sans préjudice d'éventuels dommages et intérêts. Les sommes correspondant aux prestations déjà exécutées restent dues.

Quelle que soit la cause de la fin du contrat, la récupération de vos données est organisée comme indiqué au point 14.

6. Exécution et recette

Le périmètre, les livrables, les jalons et les niveaux de service figurent au devis. Nous exécutons les Services avec diligence et conformément aux règles de l'art, dans le cadre d'une obligation de moyens renforcée. Un engagement de résultat ne vaut que s'il est écrit dans le devis.

Recette. Les livrables sont soumis à votre validation. À défaut de réserves motivées notifiées par écrit dans les dix jours ouvrés suivant la livraison, ou en cas de mise en exploitation effective, ils sont réputés acceptés.

Les réserves motivées donnent lieu à correction à nos frais et à une nouvelle présentation dans un délai convenu ensemble.

7. Vos obligations

La qualité du résultat dépend directement de ce point. Le Client s'engage à :

• désigner un interlocuteur en mesure de décider ;
• fournir en temps utile les informations, accès et autorisations nécessaires ;
• respecter les prérequis techniques et de sécurité que nous lui communiquons ;
• garantir qu'il dispose du droit de nous confier les données transmises et qu'il a informé les personnes concernées ;
• assurer la validation humaine des propositions produites par les Services avant tout envoi ou toute exploitation ;
• ne pas détourner les Services de leur objet, ni tenter d'en contourner les mesures de sécurité, ni procéder à leur décompilation ou à une extraction massive non autorisée ;
• ne pas y verser délibérément de données relevant des articles 9 et 10 du RGPD sans accord écrit préalable définissant les garanties applicables.

Un retard imputable au Client peut décaler le calendrier. Les temps additionnels qui en résultent ne sont refacturés qu'après vous en avoir informé et obtenu votre accord écrit.

8. Facturation et paiement

Sauf stipulation contraire au devis :

• les abonnements sont facturés mensuellement, à terme à échoir ;
• les missions ponctuelles sont facturées pour moitié à la commande, pour moitié à la remise des livrables ;
• les factures sont payables par virement à trente jours date de facture.

Conformément aux articles L441-10 et D441-5 du Code de commerce, tout retard de paiement entraîne de plein droit des pénalités au taux de refinancement de la Banque centrale européenne majoré de dix points, ainsi qu'une indemnité forfaitaire de recouvrement de 40 €. Aucun escompte n'est accordé pour paiement anticipé.

Nous ne suspendons un service qu'après une relance et une mise en demeure restées sans réponse, et après vous en avoir prévenu par écrit avec un préavis de quinze jours. Une suspension ne fait pas obstacle à la récupération de vos données.

9. Propriété intellectuelle

Droits préexistants. Chaque partie reste propriétaire des siens. KIROHQ conserve la propriété de ses outils, méthodes, modèles de documents, savoir-faire, codes et composants génériques, y compris lorsqu'ils sont intégrés à un livrable.

Licence sur les livrables. Sous réserve du paiement intégral, KIROHQ concède au Client un droit d'utilisation non exclusif et non transférable sur les livrables, pour ses besoins professionnels internes, pour la durée légale de protection. Les composants sous licence libre restent régis par leur licence d'origine.

Vos données et vos contenus. Ils restent intégralement les vôtres. Vous nous concédez la seule licence nécessaire à l'exécution des Services, limitée à leur durée. Vos données ne servent ni à entraîner des modèles, ni à développer d'autres produits.

10. Données, sécurité, confidentialité

Confidentialité. Chaque partie protège les informations confidentielles de l'autre, ne les divulgue qu'aux personnes ayant besoin d'en connaître, pendant la durée du contrat et cinq ans après son terme. L'obligation ne couvre pas les informations publiques, légitimement connues par ailleurs, ou dont la divulgation est imposée par la loi.

Données personnelles. Le Client agit en qualité de responsable de traitement, KIROHQ en qualité de sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD. Le cadre applicable est publié sur la page traitement des données et fait partie intégrante du contrat.

Sécurité. Nos mesures techniques et organisationnelles sont décrites sur la page Sécurité : contrôle des accès, chiffrement en transit et au repos, cloisonnement par client, journalisation, sauvegardes, gestion des vulnérabilités.

Localisation. Chaque Client dispose d'une instance dédiée hébergée par OVHcloud en France, sauvegardes comprises. Les traitements s'exécutent dans l'Union européenne. La liste nominative des sous-traitants et le régime applicable aux appels aux modèles de langage figurent aux points 7 et 8 de la page traitement des données.

11. Usage de l'IA et supervision humaine

Nos services s'appuient sur des modèles de traitement du langage pour classer des messages et proposer des textes.

• Les propositions produites sont fournies en l'état et peuvent comporter des inexactitudes. Elles sont soumises à validation avant tout envoi : c'est une règle de conception, pas une option désactivable.
• KIROHQ documente la finalité de chaque traitement, ses limites connues et les mesures de supervision, conformément au règlement (UE) 2024/1689.
• Chaque proposition et chaque validation sont journalisées et consultables par le Client.
• Aucun traitement ne produit d'effet juridique à l'égard d'une personne sans intervention humaine, au sens de l'article 22 du RGPD.

La décision finale — envoyer, corriger, ne rien faire — appartient toujours au cabinet. Nous n'apportons aucune garantie sur l'exactitude d'un contenu que le Client aurait exploité sans l'avoir relu.

12. Garantie et responsabilité

Garantie de conformité. Nous garantissons la conformité des Services à la Documentation. En cas de non-conformité notifiée, nous procédons à la correction, au remplacement ou à un avoir. La garantie ne couvre pas les anomalies résultant d'un usage non conforme, d'une modification non autorisée ou d'éléments non fournis par nous.

Limitation. Notre responsabilité totale cumulée, toutes causes confondues, est limitée au montant hors taxes effectivement payé au titre des Services concernés au cours des douze mois précédant le fait générateur. Les dommages indirects sont exclus : perte d'exploitation, de chiffre d'affaires, de données, d'image ou de chance.

Ces limitations ne s'appliquent pas en cas de dol, de faute lourde, d'atteinte aux personnes, ni lorsqu'une disposition d'ordre public y fait obstacle.

KIROHQ n'étant pas un cabinet d'expertise comptable, elle n'assume aucune responsabilité au titre des travaux comptables, de leur revue ou de leur dépôt, qui relèvent intégralement du Client et des professionnels inscrits qui les signent.

KIROHQ est couverte par une assurance de responsabilité civile professionnelle. L'attestation en vigueur est communiquée sur demande.

13. Force majeure et suspension

Aucune partie n'est responsable d'un manquement causé par un événement de force majeure au sens de l'article 1218 du Code civil. Les obligations sont suspendues pendant l'événement. S'il dépasse soixante jours, chaque partie peut résilier sans indemnité.

Une interruption technique programmée est annoncée au moins cinq jours ouvrés à l'avance et placée, autant que possible, hors des périodes de forte charge des cabinets.

14. Réversibilité et fin de contrat

À la fin du contrat, nous vous assistons dans la récupération de vos données, dans un format structuré et couramment utilisé, pendant une période de réversibilité de trente jours. Cette assistance est comprise dans le prix : nous ne facturons pas la sortie.

À l'issue de ce délai, vos données sont supprimées selon le calendrier détaillé au point 12 de la page traitement des données. Une attestation de suppression est délivrée sur demande.

Seuls sont conservés au-delà les documents que la loi nous impose de garder, notamment les pièces comptables.

15. Références, sous-traitance, cession

Références. Nous ne citons le nom ni le logo d'un client sans son accord écrit préalable. Cet accord est révocable à tout moment : nous retirons la mention sous quinze jours.

Sous-traitance. Nous pouvons faire appel à des prestataires techniques, dont nous restons pleinement responsables. Ceux qui traitent des données personnelles figurent au point 7 de la page traitement des données, et tout changement est notifié trente jours à l'avance.

Cession. Le contrat ne peut être cédé sans accord écrit préalable de l'autre partie, sauf opération de restructuration interne.

Indépendance des clauses. Si une stipulation est jugée nulle ou inapplicable, les autres conservent leur plein effet. Le fait de ne pas se prévaloir d'un manquement ne vaut pas renonciation.

16. Droit applicable et litiges

Les présentes conditions sont régies par le droit français.

En cas de différend, les parties s'efforcent d'abord de trouver une solution amiable par échange écrit, dans un délai de trente jours. À défaut, et sauf disposition d'ordre public contraire, le litige relève de la compétence exclusive du Tribunal de commerce de Chartres.

Pour toute question sur ces conditions avant signature : contact@kirohq.com. Nous préférons répondre en amont qu'arbitrer après coup.