Politique de confidentialité

Version en vigueur au 22 juillet 2026. Elle remplace la version du 28 avril 2026.

1. Ce que couvre ce document

Cette politique concerne les données personnelles que KIROHQ traite pour son propre compte : visiteurs du site, prospects, clients, candidats, correspondants.

Elle ne couvre pas les données que nous traitons pour le compte d'un cabinet client dans le cadre de Ki Collecte, Ki Boîte Cabinet ou Ki RDV Bilan. Dans ce cas, le cabinet est responsable de traitement et KIROHQ agit comme sous-traitant : le cadre applicable est décrit dans la page traitement des données.

2. Responsable de traitement

KIROHQ, SAS au capital de 1 000 €, 2 rue Percheronne, 28000 Chartres, immatriculée au RCS de Chartres sous le numéro 103 724 142.

Nous n'avons pas désigné de délégué à la protection des données : notre activité n'entre dans aucun des cas où l'article 37 du RGPD l'impose. Les demandes sont traitées directement par Fabien Borras, président, à contact@kirohq.com.

3. Ce que nous collectons et pourquoi

Chaque traitement répond à une finalité précise et à une base légale identifiée. Voici la liste complète.

Les champs marqués comme obligatoires dans le formulaire de contact sont ceux sans lesquels nous ne pouvons pas vous répondre utilement. Les autres sont facultatifs : les laisser vides n'empêche ni l'envoi ni la réponse.

4. D'où viennent ces données

Elles viennent de vous, directement : formulaire de contact, courriel, appel téléphonique, échange lors d'un événement professionnel, mise en relation par un tiers que vous avez sollicité.

Nous consultons parfois des sources publiques (site d'un cabinet, registre du commerce, profil professionnel) pour préparer un échange ou vérifier une information. Nous ne constituons pas de fichier à partir de ces sources.

5. Qui y a accès

À l'intérieur de KIROHQ, l'accès est limité aux personnes qui en ont besoin pour traiter votre demande.

À l'extérieur, seuls interviennent les prestataires suivants, chacun lié par un contrat de sous-traitance conforme à l'article 28 du RGPD :

Vos données peuvent également être communiquées à une autorité administrative ou judiciaire qui nous en fait la demande dans les formes prévues par la loi. Nous ne les transmettons à personne d'autre.

6. Transferts hors Union européenne

Deux de nos prestataires sont susceptibles de traiter des données aux États-Unis. Nous préférons l'écrire précisément plutôt que d'entretenir une impression de tout-européen.

Ces transferts reposent sur la décision d'adéquation du 10 juillet 2023 et sur les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne.

7. Combien de temps nous les gardons

Les durées figurent dans le tableau du point 3. Elles courent à compter du dernier échange utile, sauf lorsqu'une durée légale s'impose.

Au terme de la durée, les données sont supprimées ou anonymisées. Les documents qui servent de preuve en cas de litige sont placés en archivage à accès restreint jusqu'à l'expiration du délai de prescription applicable.

8. Comment nous les protégeons

• Chiffrement des échanges avec le site (HTTPS) et chiffrement des données au repos chez nos hébergeurs.
• Authentification à double facteur sur l'ensemble de nos comptes d'administration.
• Accès attribués au strict nécessaire et revus périodiquement.
• Journalisation des accès aux systèmes traitant des données clients.
• Sauvegardes régulières, restauration testée.

Nos pratiques s'appuient sur les mesures de la norme ISO/CEI 27001, dont notre président est formé. KIROHQ n'est pas certifiée ISO 27001 à ce jour.

En cas de violation de données susceptible d'engendrer un risque pour vos droits, nous notifions la CNIL dans les 72 heures et vous informons directement lorsque le risque est élevé, conformément aux articles 33 et 34 du RGPD.

9. Vos droits

Le RGPD vous reconnaît les droits suivants sur vos données :

• Accès — obtenir la confirmation que nous traitons des données vous concernant, et en recevoir une copie.
• Rectification — faire corriger une donnée inexacte ou incomplète.
• Effacement — demander la suppression, sous réserve de nos obligations légales de conservation.
• Limitation — demander le gel d'un traitement le temps de régler une contestation.
• Opposition — vous opposer à un traitement fondé sur notre intérêt légitime, et à tout moment à la prospection commerciale.
• Portabilité — recevoir dans un format lisible par machine les données que vous nous avez fournies.
• Retrait du consentement — lorsque le traitement repose sur votre consentement, le retirer à tout moment, sans effet sur ce qui a été fait avant.
• Directives post-mortem — définir le sort de vos données après votre décès (art. 85 de la loi Informatique et Libertés).

Pour exercer un de ces droits, écrivez à contact@kirohq.com ou à KiroHQ, 2 rue Percheronne, 28000 Chartres. Précisez le droit exercé et l'adresse à laquelle vous répondre.

Nous répondons dans un délai d'un mois, prolongeable de deux mois pour les demandes complexes ; dans ce cas nous vous en informons dans le premier mois. Nous ne demandons de justificatif d'identité que si un doute raisonnable subsiste, et ne conservons pas ce justificatif au-delà de la vérification.

10. Réclamation auprès de la CNIL

Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez saisir la Commission nationale de l'informatique et des libertés : 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, ou en ligne sur cnil.fr/fr/plaintes.

Nous préférons que vous nous écriviez d'abord, mais ce recours vous appartient et ne suppose aucune démarche préalable.

11. Prospection commerciale

Nous n'adressons de courriels commerciaux qu'aux personnes qui nous ont contactés ou avec lesquelles nous sommes en relation d'affaires, sur des sujets liés à leur activité professionnelle, conformément à l'article L34-5 du Code des postes et des communications électroniques.

Chaque message comporte un lien de désinscription qui fonctionne dès le premier clic. Une simple réponse « stop » suffit également : nous la traitons manuellement.

12. Évolution du document

Cette politique évolue avec nos outils et le cadre réglementaire. La date de version figure en haut de page.

Toute modification substantielle — nouvelle finalité, nouveau destinataire, nouveau transfert — est signalée sur cette page et, pour nos clients, notifiée par courriel avant son entrée en vigueur.