Chiffrer ce que l'administratif coûte à votre cabinet.
Tout le monde sent que la collecte et le tri prennent du temps. Peu de cabinets savent combien. Voici la méthode que nous appliquons pendant le diagnostic — vous pouvez l'utiliser vous-même.
Le temps administratif ne se voit sur aucune fiche de poste.
Pourquoi ce temps reste invisible
Il ne se cache pas : il est morcelé. Personne ne passe quatre heures d'affilée à relancer des clients. Ce sont huit minutes ici, douze minutes là, cinq minutes entre deux dossiers. Aucune de ces séquences ne justifie qu'on s'en alarme, et leur somme n'apparaît nulle part.
S'ajoute le coût de reprise : quand un collaborateur interrompt une révision pour rédiger une relance, il perd du temps à retrouver le fil de ce qu'il faisait. Ce coût est réel, mais aucun cabinet ne le facture.
Enfin, il n'existe aucune ligne comptable pour ça. Le temps de production se suit par dossier ; la relance ne se suit nulle part. Ce qui ne se mesure pas ne se discute pas en réunion d'associés.
C'est le morcellement qui rend ce temps invisible, pas sa quantité.
La méthode, en quatre étapes
1. Lister les tâches, précisément
Réunissez trois ou quatre collaborateurs représentatifs. Demandez-leur ce qu'ils font de récurrent en dehors de la production elle-même. Soyez précis : pas « de l'administratif », mais « relancer les relevés bancaires manquants », « ressaisir des coordonnées entre le portail client et le logiciel de production », « préparer le point mensuel d'un client ».
Cette étape produit généralement entre quinze et trente tâches distinctes. Ne filtrez pas encore : listez tout.
2. Mesurer le temps réel, pas le temps idéal
Pour chaque tâche, notez le temps qu'elle prend à chaque exécution et sa fréquence hebdomadaire. Attention au biais : une relance ne prend pas trois minutes quand il faut retrouver quelle pièce manque, vérifier si le client a déjà répondu, et rédiger un message qui ne soit pas le troisième identique.
Faites mesurer sur une semaine réelle plutôt que d'estimer de mémoire. L'écart entre les deux est en soi une information utile.
3. Multiplier par le nombre de personnes
C'est l'étape qui surprend. Une tâche de trente minutes par jour, faite par cinq collaborateurs, ne coûte pas trente minutes : elle coûte deux heures et demie par jour, soit plus de douze heures par semaine.
Le calcul, avec vos chiffres
(minutes par exécution × exécutions par semaine × nombre de personnes) ÷ 60 = heures par semaine
Puis : heures par semaine × semaines travaillées × coût horaire chargé = coût annuel de la tâche.
Utilisez le coût horaire chargé réel de votre cabinet, pas une moyenne de marché. C'est ce qui rend le résultat opposable en interne.
4. Ajouter ce que ce temps aurait produit
Le temps passé à relancer n'est pas passé sur la révision, le conseil ou un rendez-vous client. Chiffrez-le au taux horaire que vous facturez, et non au coût salarial : l'écart entre les deux est précisément la valeur que vous laissez sur la table.
La méthode en quatre étapes
Lister
Trois ou quatre collaborateurs, quinze à trente tâches récurrentes, décrites précisément.
Mesurer
Le temps réel par exécution et la fréquence hebdomadaire, sur une semaine observée.
Multiplier
Par le nombre de personnes concernées. C'est l'étape qui surprend.
Valoriser
Au taux horaire facturé, pas au coût salarial : l'écart est la valeur laissée sur la table.
Ce que la mesure change
Elle transforme une impression en arbitrage. Tant que « la collecte prend du temps » reste une phrase, elle se discute sans fin. Dès qu'elle devient un nombre d'heures et un montant annuel, la question se déplace : est-ce que ce montant justifie d'y consacrer un outil, un collaborateur, ou rien du tout ?
Les trois réponses sont valables. Un cabinet dont la collecte est déjà bien tenue le verra noir sur blanc, et saura où porter son effort ensuite.
Où ce temps se concentre, dans un cabinet
Où le temps se concentre
Ordre de fréquence constaté, non un volume horaire : seule votre propre mesure donnera des heures.
Trois postes reviennent systématiquement :
- La collecte des pièces manquantes. Relancer, noter qui a répondu, recommencer la semaine suivante. C'est le poste le plus régulier et le plus fractionné.
- Le tri de la boîte partagée. Séparer une pièce jointe d'une question client, d'un courrier de l'administration et d'un démarchage, avant même de pouvoir traiter le premier message.
- La préparation et le suivi des rendez-vous. Rassembler les chiffres la veille, rédiger le compte-rendu après coup, retrouver ce qui avait été promis la fois précédente.
Ce sont exactement les trois postes que le Diagnostic Cabinet mesure.
Faire la mesure avec nous
Le Diagnostic Cabinet applique cette méthode dans votre cabinet, sur vos dossiers, et vous remet le chiffrage écrit avec le plan qui en découle. 3 000 € HT, prix fixe, deux semaines.
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