Vous ne manquez pas de clients ni de volumes. Vous manquez de temps pour bien coordonner, bien relancer et bien suivre. Voici ce qu'on observe dans la plupart des entreprises de transport de 5 à 30 collaborateurs.
Les retards de livraison remontent trop tard
Un chauffeur bloqué en déchargement, un créneau raté chez un client, une palette manquante découverte à l'arrivée. Ces incidents arrivent tous les jours. Le problème, c'est que l'information met parfois des heures à remonter jusqu'à l'exploitation. Le client appelle furieux avant même que vous soyez au courant. Sur un flux de 80 à 120 ordres de transport par semaine, impossible de tout surveiller manuellement. Les retards non détectés à temps génèrent des pénalités, des avoirs, et surtout une érosion de confiance avec vos donneurs d'ordres.
Les litiges livraison traînent sans suivi
Un destinataire refuse un colis endommagé. Le chauffeur note une réserve sur le CMR. Mais ensuite? Le dossier attend sur le bureau de l'exploitant, coincé entre 20 autres urgences. La réclamation du client n'est pas traitée, l'assurance n'est pas prévenue dans les délais, et au bout de trois semaines vous recevez une mise en demeure. Chaque litige non traité dans les 48 premières heures coûte en moyenne 3 à 5 fois plus cher à résoudre qu'un litige pris immédiatement.
Le taux de remplissage reste trop bas
Vos camions partent à 70% de capacité. Les retours à vide représentent 25 à 30% de vos trajets. Vous le savez, vos exploitants le savent, mais personne n'a le temps d'analyser axe par axe, semaine par semaine, où se trouvent les poches de rentabilité. Le TMS vous donne les données brutes. Ce qu'il ne fait pas, c'est croiser ces données pour vous dire: sur l'axe Lyon-Marseille, le jeudi, vous avez régulièrement de la place et un client qui cherche du fret. Cette visibilité manque, et chaque point de remplissage en moins, c'est de la marge qui s'évapore.
Les comptes-rendus d'exploitation sont inexistants
Après un appel avec un client pour une réclamation, après un échange avec un sous-traitant sur un problème de chargement, après une négociation tarifaire avec un affréteur: qui prend des notes? Dans la plupart des PME transport, personne. L'information reste dans la tête de l'exploitant. Quand il est en congé, quand il quitte l'entreprise, quand un collègue reprend le dossier, tout le contexte est perdu. Le client doit tout réexpliquer. Les engagements pris à l'oral ne sont tracés nulle part.
La planification chauffeurs repose sur le feeling
Qui est disponible demain? Qui a déjà fait 50 heures cette semaine? Quel chauffeur connaît bien le site de déchargement chez ce client difficile? Aujourd'hui, c'est l'exploitant principal qui a tout en tête. Il jongle entre les plannings papier, le TMS, les SMS des chauffeurs et sa mémoire. Si un imprévu tombe à 17h un vendredi, la bonne décision dépend d'informations dispersées dans 4 outils différents. Pas de vision consolidée, pas d'historique structuré des affectations, pas de détection automatique des conflits d'horaires ou de dépassements réglementaires.
Les données tarifaires et commerciales circulent sans cadre
Grilles tarifaires négociées client par client, marges par axe, conditions d'affrètement, accords de sous-traitance: ces données sont le coeur de votre rentabilité. Pourtant, combien circulent par mail non chiffré? Combien de fichiers Excel de cotation traînent sur des postes partagés sans contrôle d'accès? Un concurrent qui récupère vos grilles, un affréteur qui connaît vos marges: le risque est réel. Et avec le RGPD, les données de vos chauffeurs (heures, itinéraires, infractions) sont aussi concernées.
