Automatiser dans un cabinet : par où commencer.

Les quatre endroits où le temps part

Ils reviennent dans presque tous les cabinets, avec des proportions différentes :

• La collecte des pièces. Relancer, noter qui a répondu, recommencer. Le poste le plus régulier, et celui qui pèse le plus en fin de période fiscale.
• La boîte partagée. Trier avant de pouvoir traiter : une pièce jointe, une question client, un courrier de l'administration, du démarchage.
• Les rendez-vous bilan. Préparation tardive, compte-rendu qui part deux semaines après, engagements qui se perdent entre les deux.
• La recherche d'information. Retrouver où en est un dossier quand l'information est répartie entre le logiciel, la boîte mail et un tableur de suivi.

Le quatrième est le plus insidieux : il ne se voit pas, parce qu'il fait partie de chacune des trois autres.

Choisir le premier chantier

La tentation est de commencer par ce qui agace le plus. C'est rarement le bon critère. Trois questions valent mieux :

Dans la plupart des cabinets, la collecte coche les trois. C'est pour cette raison que Ki Collecte est notre porte d'entrée — pas parce qu'elle serait plus impressionnante que les autres.

Ce qui fait échouer un premier chantier

• Automatiser une règle qui n'existe pas. Si trois collaborateurs relancent de trois façons différentes, l'outil ne va pas trancher à leur place : il va figer l'une des trois, et les deux autres cesseront de l'utiliser.
• Viser trop large d'emblée. Tout le portefeuille dès le premier mois, c'est se priver de la possibilité d'ajuster sur des cas réels.
• Négliger la crainte des équipes. Un collaborateur qui pense qu'on prépare son remplacement ne fera pas remonter les erreurs de l'outil. C'est ce qui fait le plus souvent capoter ce type de projet, bien avant la technique.
• Sauter le cadre RGPD. Écrit après coup, il oblige à défaire ce qui a été installé. Écrit avant, il prend quelques jours.

Mesurer avant, mesurer après

Sans point de départ chiffré, aucun gain ne sera démontrable. Et sans démonstration, le deuxième chantier sera aussi difficile à faire accepter que le premier.

La méthode de mesure tient en quatre étapes, détaillées dans notre article sur le coût administratif.

Ce qui n'a pas vocation à être automatisé

Le conseil, l'analyse des comptes, la relation avec un client en difficulté, l'arbitrage sur un point technique. Ce sont vos heures les plus rentables et celles que vos clients viennent chercher. L'objectif d'un chantier d'automatisation est d'en libérer davantage, pas de les remplacer.

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