Préparer un rendez-vous bilan, sans y passer la veille au soir.
Le rendez-vous bilan est le moment où votre cabinet montre sa valeur. Il se prépare pourtant souvent entre deux dossiers, et son compte-rendu part deux semaines plus tard. Voici comment inverser ça.
Ce qui rend la préparation difficile
Ce n'est pas la quantité d'informations : c'est leur dispersion. Les chiffres sont dans le logiciel de production, les échanges dans la boîte mail, ce qui avait été promis l'an dernier dans un compte-rendu que personne ne retrouve, et les pièces en retard dans un tableur de suivi.
S'y ajoute une fragilité : quand un collaborateur change de portefeuille, l'historique de la relation part avec lui. Le client, lui, s'en aperçoit immédiatement — il a l'impression de tout répéter.
Résultat, la qualité de préparation dépend de qui prépare et du temps disponible ce jour-là. C'est précisément ce qu'un cabinet ne veut pas laisser au hasard sur son rendez-vous le plus visible.
Ce qu'il faut avoir sous les yeux
Un dossier de préparation utile tient sur une page et contient quatre choses :
Les quatre blocs d'un dossier de préparation
Les chiffres de l'exercice et les écarts notables avec l'année précédente. Pas toute la liasse : ce qui mérite d'être commenté.
Ce qui a été promis au rendez-vous précédent. C'est le bloc qu'on oublie le plus souvent, et celui que le client attend le plus.
Les questions restées sans réponse depuis le dernier échange, retrouvées dans la boîte du cabinet.
L'état des pièces : ce qui a été obtenu, ce qui manque encore, et depuis combien de temps.
Ces quatre blocs se constituent à partir d'informations que votre cabinet possède déjà. Le travail n'est pas de les produire, mais de les rassembler au bon moment — la veille, pas la veille au soir.
Un dossier de préparation, en pratique
Exemple illustratif — données fictives.
Le compte-rendu, tant qu'il est frais
Un compte-rendu rédigé le jour même est plus juste qu'un compte-rendu rédigé deux semaines après, et il vaut mieux qu'il soit court et rapide que complet et jamais envoyé.
Trois rubriques suffisent : les décisions prises, ce que le cabinet doit faire, ce que le client doit transmettre. Cette dernière rubrique est la plus utile : elle repart directement dans la collecte, et le client sait exactement ce qu'on attend de lui.
Ce qui doit rester entre vous et votre client
Deux limites nous paraissent nécessaires, et nous les appliquons dans Ki RDV Bilan :
- Aucun enregistrement, aucune transcription. Enregistrer un entretien suppose le consentement du client, complique la conservation des données, et change la façon dont un dirigeant parle. Le compte-rendu part de vos notes ou de votre dictée après coup.
- Aucune analyse des comptes. Rassembler des chiffres déjà établis et signaler un écart d'une année sur l'autre, oui. Les interpréter, conseiller, recommander : c'est votre métier, et c'est un titre protégé.
Un outil qui franchirait ces deux lignes ne vous ferait pas gagner du temps : il vous exposerait.
Par où commencer
Avant d'outiller le sujet, regardez comment vos rendez-vous bilan se préparent réellement aujourd'hui : qui prépare, à partir de quelles sources, combien de temps avant, et ce qu'il advient du compte-rendu. L'écart entre la pratique théorique et la pratique réelle est en général l'information la plus utile.
La méthode de mesure est détaillée dans notre article sur le coût administratif.
Regarder ça dans votre cabinet
Le Diagnostic Cabinet observe le cycle complet d'un rendez-vous bilan, de la préparation au suivi des engagements pris. 3 000 € HT, prix fixe, deux semaines.
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